۱+۱۲ مزیت استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری به معنی بهبود کارایی و بهرهوری بالاتر مجموعه شماست. اگر نگاه‌تان به نرم افزار اتوماسیون اداری ابزاری باشد که کمک می‌کند تا با تقاضای مشتری یا ارباب رجوع و سرعت مورد نیاز او مطابقت داشته باشید، یعنی یک تجربه عالی برای مشتری ارائه می‌دهید و همیشه در حوزه رقابت باقی می‌مانید.
با این وجود بسیاری از شرکت‌ها تمایلی به استفاده از فناوری برای بهینه‌سازی فرآیندهای روزمره ندارند. حتی اگر به این مجموعه‌ها بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را هم پیشنهاد بدهید باز هم به آن رغبتی نشان نمی‌دهد.
این بی‌میلی اغلب ریشه در ترس از تغییر، عدم اطمینان و عدم درک مزایایی دارد که استفاده از بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری به همراه دارد.
دلایل اهمیت نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟
- نرم افزار اتوماسیون اداری دخالت انسان در مدیریت داده‌ها را کاهش می‌دهد.
- این ابزارها خطر خطای انسانی را از بین می‌برند.
- بسیاری از فرآیندهای حیاتی توسط خود نرم افزار اتوماسیون اداری اولویت‌بندی می‌شود.
- وابستگی به نیروی انسانی که نبودنش همه نظم روندهای کاری تخریب می‌شود یا به تعویق می‌افتد با این ابزار از بین می‌رود.
- یک قانون یکپارچه برای سازمان شما تعریف می‌شود که همه باید به آن پایبند باشند چون اصلاً راه فرار و میان‌بری که بتوان از آن یک مسیر را کوتاه‌تر طی کرد وجود ندارد.
- اگر از انواع web Based یا تحت وب این ابزارها استفاده کنید هیچ محدودیتی در محل کار یا ساعت کاری کارمندان شما وجود نخواهد داشت. افراد در هر ساعتی از شبانه‌روز و از هر مکانی می‌توانند به سیستم دسترسی داشته و روندهای کاری یا تسک‌های خود را انجام دهند.
- تبادل اطلاعات در نرم افزارهای اتوماسیون اداری به صورت منظم انجام می‌شود و کسی نمی‌تواند مدعی باشد که از یک موضوع مهم در سازمان بیخبر مانده است. چون اطلاعات به کمک این ابزارها کاملاً یکدست به همه سازمان منتقل می‌شوند.
- اطلاعات شما به شدت امن و محفوظ است و هیچ فرد غیرمعتبری که اجازه دسترسی به فایل‌های مهم را ندارد قادر به استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری مجموعه شما نخواهد بود.
- قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری در شرکت‌های خیلی معتبری که در این حوزه فعالیت می‌کنند براساس تعداد نفراتی محاسبه می‌شود که قرار است از این سیستم استفاده کنند. بنابراین، شما فقط بابت خدمات واقعی که در نرم افزار موجود است، هزینه پرداخت می‌کنید.
- استفاده ار نرم افزار اتوماسیون اداری یعنی کارمندان شما مجبور می‌شوند خودشان را با فن‌آوری‌های روز دنیا در حد توان‌شان وفق دهند و این می‌تواند به شدت در پیشرفت سازمان شما نقش مهمی ایفا کند.
- حذف بروکراسی غیرضروری از دیگر مزایای استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری است که اصلاً نباید نادیده گرفته شود چون در نهایت منجر به چابکی سازمان شما خواهد شد.
- کوتاه شدن پروسه آموزش افراد تازه‌وارد به سازمان از دیگر مزیت‌های نرم افزار اتوماسیون اداری است. بخش مهمی از کار توسط خود نرم افزار انجام می‌شود و اغلب افراد پروسه‌های ثابت را خیلی زود درک می‌کنند.
- روحیه کارتیمی با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری به شدت بالا می‌رود. وقتی افراد به وضوح ببینند که پشت گوش انداختن یک تسک توسط آن‌ها کار چند نفر را به تعویق می‌اندازد، حتماً با جدیت بالاتری کار می‌کنند.
نرم افزار اتوماسیون اداری خوب را از کجا تهیه کنیم؟
شرکت یگانه طراح و توسعه دهنده یکی از بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری در ایران است. نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه بیش از ۳ هزار مشتری فعال دارد که سال‌هاست سازمان خود را به کمک هوشمندی و توانایی‌های این نرم افزار مکانیزه کرده‌اند.
اصلاً لازم نیست در پی کشف توانایی‌های این نرم افزار و تطبیق دادن آن با نیازهای سازمان‌تان باشید. کافی است یک‌بار در جلسه دموی این نرم افزار شرکت کنید تا تمام زیر و بم آن را دریابید. هر سوالی که داشته باشید در این جلسه دموی رایگان پاسخ داده می‌شود و خواهید دید که مکانیزه کردن روندهای کاری در مجموعه شما به واسطه نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه چقدر ساده‌تر از چیزی است که در ابتدا تصور می‌کردید.
